Zaktualizowano dnia 8 sierpnia 2024
W czasie wolnym od lekcji oraz innych zajęć szkolnych organizowanych jest wiele form wypoczynku, a jednym z nich jest kolonia dla dzieci. To świetny moment, aby odpocząć od codziennych obowiązków. Dla kadry oraz organizatorów tego typu wypoczynku jest to jednak spore wyzwanie – zarówno pod kątem logistycznym, jak i organizacyjnym. Jego członkowie muszą dopełnić wymaganych formalności, które są określone w rozporządzeniach normujących pod kątem prawnym wyjazdy wypoczynkowe dla uczniów. Odpowiednie dokumenty muszą wypełniać nie tylko opiekun wycieczki i organizator, ale również rodzice dzieci, które biorą udział w wypoczynku. Zobacz, na jakie formalności warto zwrócić szczególną uwagę.
Zgłoszenie wyjazdu – obowiązek organizatora
Każda kolonia dla dzieci musi być zgłoszona do kuratorium oświaty przez organizatora nie później niż 21 dni przed jej rozpoczęciem. Wypoczynek organizowany w trakcie ferii letnich, a także podczas wiosennej przerwy świątecznej, może być zgłoszony po 1 marca. Z kolei formy wypoczynku organizowane w trakcie ferii zimowych i przerwy świątecznej – po 1 października. Zgłoszenie wypoczynku przez organizatora może mieć formę papierową w postaci wydruku wypełnionego formularza wypoczynku bądź formę elektroniczną. Do zgłoszenia organizator dołącza pełną dokumentację, która różni się w zależności od charakteru i miejsca wyjazdu.
Kierownik wypoczynku – formalności
Jednym z najważniejszych dokumentów jest karta wypoczynku oraz karta kwalifikacyjna uczestnika wypoczynku. Ich wzory zawarte są w rozporządzeniu w sprawie wypoczynku dzieci i młodzieży. Karta zawiera podstawowe informacje na temat celu, adresu i terminu wypoczynku, a także liczby uczestników. Znajduje się w niej również program, a także lista członków wycieczki zawierająca ich podstawowe dane, jak imię, nazwisko, data urodzenia i adres zamieszkania.
Kierownik wypoczynku odpowiada również za dokumentację związaną z planem pracy, zakresem czynności wychowawców oraz pozostałych pracowników (np. animatorów, lektorów języka, trenerów czy instruktorów). Osoba sprawująca funkcję kierownika musi zadbać o kwestie formalne nie tylko przed wyjazdem i w trakcie, ale również po jego zakończeniu. Mowa w szczególności o zdaniu raportu na temat wyjazdu, a także rozliczeniu finansowym. Zakres obowiązków kierownika pod kątem posiadanej dokumentacji jest jednak większy. Został opisany szerzej w naszym artykule „Podział pracy kierownika wypoczynku”.
Jakie dokumenty muszą dostarczyć rodzice przed kolonią?
Kilka bardzo istotnych kwestii formalnych muszą dopilnować także rodzice uczestników, dostarczając przed wyjazdem prawidłowo wypełnione dokumenty. Do najważniejszych z nich należy umowa, zawierająca potrzebne zapisy związane z danym wyjazdem. Znajdują się w niej wszystkie niezbędne informacje na temat usług, za jakie ponoszą koszty rodzice uczestników. Do umowy bardzo często organizator dołącza załącznik na temat warunków uczestnictwa, które regulują obowiązki obu stron (zarówno organizatora, jak i klienta – rodzica). Zawierają informacje na temat rezygnacji, zwrotu środków czy odwołania kolonii.
Kolejnym bardzo ważnym dokumentem jest karta kwalifikacyjna wypełniana głównie przez rodziców. Zawarte są w niej dokładne dane dziecka wraz z ewentualnymi problemami zdrowotnymi, datami najważniejszych szczepień czy szczególnych potrzeb dziecka (np. odnośnie przyjmowanych leków). Rodzice przekazują kartę kwalifikacyjną na zbiórce przed odjazdem lub odsyłają wcześniej, aby organizator wiedział, czy dziecko kwalifikuje się do udziału w danej kolonii.
Nieodłącznym elementem w kwestiach formalnych są warunki ubezpieczenia, które jest obowiązkowe dla każdego uczestnika. Ubezpieczenie od następstw nieszczęśliwych wypadków (NNW) jest zazwyczaj wliczone w cenę kolonii, a na prośbę rodziców organizator musi przedstawić szczegółowe warunki, z którymi warto się zapoznać.
Przekazanie opieki nad dzieckiem na czas wyjazdu
Z uwagi na to, że na w koloniach uczestniczą bardzo często osoby niepełnoletnie, rodzice w niektórych przypadkach muszą sporządzić specjalne upoważnienie pozwalające sprawować opiekę nad dzieckiem przez wychowawców wypoczynku. Określane jest ono także jako przekazanie opieki nad dzieckiem na czas wyjazdu
Procedura przekazania opieki nad dzieckiem na czas wyjazdu
Pismem, które najczęściej dołączane do dokumentacji wycieczki jest upoważnienie do przejęcia opieki nad osobą niepełnoletnią. Takie oświadczenie zawiera nie tylko dane identyfikacyjne osoby nieletniej (uczestnika kolonii), ale również rodzica lub opiekuna prawnego oraz opiekuna podczas wypoczynku. Znajdują się tam informacje, takie jak:
- imię i nazwisko;
- adres;
- numer telefonu;
- PESEL;
- numer i seria dowodu osobistego lub paszportu.
Dodatkowo w dokumencie znajdują się informacje na temat wypoczynku, jak np.:
- rodzaj wyjazdu;
- dane organizatora;
- miejsce wypoczynku;
- czas trwania wyjazdu.
Należy zadbać również o to, aby w oświadczeniu znalazł się zakres odpowiedzialności i uprawnień opiekunów, dzięki czemu można uniknąć później spornych sytuacji. Warto dołączyć informację na temat upoważnienia do podejmowania decyzji w sprawie leczenia bądź zabiegów diagnostycznych w sytuacji zagrożenia życia albo zdrowia dziecka np. gdy nie będzie można skontaktować się z rodzicem lub opiekunem prawnym.
Jakie inne upoważnienia mogą być potrzebne podczas kolonii?
Przekazanie opieki nad dzieckiem na czas wyjazdu wiąże się z wieloma innymi dodatkowymi dokumentami, w których posiadaniu powinien być kierownik kolonii. Do takich pism zalicza się m.in.:
- Upoważnienie do odbioru dziecka – rodzice odpowiednim dokumentem mogą wskazać inną osobę do odbioru swojej pociechy. Dzieje się tak najczęściej, gdy sami nie mogą zjawić się w wyznaczonym miejscu zbiórki o określonej porze. Upoważnienie pozwoli odebrać dziecko np. babci, która powinna mieć przy sobie dowód lub inny dokument pozwalający na identyfikację.
- Zgoda na przetwarzanie danych osobowych – każde pismo powinno zawierać klauzulę lub osobny dokument na temat zgody na przetwarzanie danych osobowych, co jest wymagane m.in. przez dyrektywę RODO.
- Zgody na uczestnictwo w dodatkowych atrakcjach – programy niektórych wyjazdów wypoczynkowych dzieci i młodzieży mogą zawierać aktywności, które wymagają dodatkowej zgody rodziców lub opiekunów prawnych. Jeśli kierownik jej nie posiada, nie może dopuścić danego uczestnika do udziału w atrakcji.
Zapisz się na kurs i zdobądź kompleksową wiedzę na temat dokumentacji
Zanim rozpoczniesz pracę na stanowisku kierownika kolonii, który dba o wszelkie aspekty formalne wyjazdu, musisz spełnić formalne wymogi na to stanowisko. Jednym z nich jest „Kurs Kierownika Wypoczynku”, który możesz zrealizować wraz z Centrum Doskonalenia Zawodowego. Po ukończeniu nauki zdobędziesz nie tylko niezbędną wiedzę, ale również zaświadczenie wydawane dożywotnio i zgodnie z aktualnymi przepisami.
