Organizacja wycieczki szkolnej to nie lada wyzwanie nie tylko dla samych organizatorów – szkół, placówek oświatowych czy prywatnych przedsiębiorstw. Przed wyjazdem dopełnić wielu formalności musi również kadra wycieczki, w skład której wchodzi wychowawca oraz kierownik wycieczki, a także animatorzy czasu wolnego, lektorzy czy instruktorzy sportu. W trakcie pobytu największa odpowiedzialność spoczywa na kierowniku wycieczki, którego zadaniem jest zadbanie nie tylko o organizacyjne aspekty wyjazdu, ale również sprawna współpraca z kadrą oraz samymi uczestnikami i dbanie o bezpieczny przebieg wycieczki. Aby w pełni zrealizować cele wycieczek szkolnych, do których zalicza się przede wszystkim kontakt z rówieśnikami, styczność kulturą i edukacyjnymi aspektami danego miejsca, a także odpoczynek od szkolnej codzienności, kierownik wycieczki szkolnej musi rzetelnie wypełniać swoje obowiązki. Jakie konkretnie?
Obowiązki kierownika wycieczki
Opracowanie programu, harmonogramu i regulaminu
Aby dana wycieczka przebiegła w sposób uporządkowany, a uczestnicy mogli w pełni dostrzec edukacyjne i rozrywkowe walory wyjazdu, niezbędne jest opracowanie programu oraz regulaminu. Program najczęściej jest dokumentem opisującym najważniejsze punkty do zrealizowania w danym dniu. Uwzględnia np. cel oraz trasę zwiedzania, sposób dostania się do danej atrakcji, a także odpoczynek. Harmonogram z kolei pozwala zaplanować te aktywności z dokładnością co do godziny, co znacznie usprawnia nie tylko samo planowanie, ale późniejszą realizację punktów w danym dniu.
Kierownik oprócz tego opracowuje ogólny regulamin dla uczestników i kadry wyjazdu. Regulamin wycieczek szkolnych zawiera informacje odnośnie m.in. ciszy nocnej, pory posiłków oraz zasad bezpieczeństwa, jakie należy przestrzegać podczas przejazdów, w miejscu pobytu oraz w trakcie atrakcji. Bardzo ważne jest, aby kierownik wycieczki odpowiednio wcześniej pozwolił kadrze oraz uczestnikom zapoznać się z nimi, a także zapewnił warunki, które pozwolą je przestrzegać oraz w całości zrealizować program.
Wyznaczanie zadań dla opiekunów oraz uczniów
Jednym z bardzo istotnych obowiązków kierowników wycieczki jest określenie zadań zarówno wychowawcom, jak i samym podopiecznym. Dzięki temu każda z osób jeszcze przed wyjazdem zna swoją rolę i na wycieczce doskonale wie, co powinna robić. Pozwoli to również kierownikowi wcześniej rozplanować zadania i zwiększyć szansę na realizację programu wycieczki.
Organizacja transportu
Przed samym wyjazdem dla kierownika wycieczki bardzo ważnym dokumentem jest nie tylko lista uczestników wycieczki, czy zgoda na wyjazd na wycieczkę od rodzica lub prawnego opiekuna. Bardzo ważnym aspektem przed wyjazdem jest zorganizowanie transportu, który zapewni bezpieczny przejazd nie tylko z miejsca zbiórki do miejsca noclegu, ale również w trakcie pobytu między poszczególnymi atrakcjami. Kierownik nie tylko kontroluje stan liczebny dzieci, ale zapewnia m.in. bezpieczne wsiadanie i wysiadanie oraz nadzoruje przestrzeganie zasad bezpieczeństwa uczestników w czasie jazdy.
Organizacja wyżywienia i noclegu
Kierownik wycieczki przed wyjazdem musi również wybrać miejsce noclegowe dla wszystkich uczestników. Musi ono nie tylko spełniać ogólne warunki pod kątem higieny i bezpieczeństwa, ale również dysponować miejscem do przygotowywania i spożywania posiłków.
Rozliczenia finansowe
Każdy kto choć raz interesował się tym, jak zorganizować wycieczkę szkolną wie, że bardzo ważnym aspektem jest budżet. Kierownik wycieczek szkolnych dysponuje bowiem także środkami finansowymi, które są przeznaczone na organizację danej wycieczki. Po zakończeniu ma za zadanie dokonać podsumowania, oceny oraz rozliczenia finansowego. Będzie to przejrzyste nie tylko dla organizatora, ale również dla rodziców oraz opiekunów uczestników, którzy będą wiedzieć jak środki zostały rozdysponowane.
