Jak wypełniać dokumenty kolonijne? – przewodnik dla wychowawców i kierowników

jak wypełniać dokumenty kolonijne przewodnik

O ile kolonia to dla dzieci i młodzieży w wieku szkolnym moment odpoczynku od codziennych zajęć, z jakimi spotykają się na co dzień w szkole, o tyle dla kadry dbającej o bezpieczny jej przebieg to okres wymagający pełnej mobilizacji. Dzieje się tak nie tylko z uwagi na konieczność zachowania czujności w trakcie wyjazdu, ale również dopilnowania wielu kwestii formalnych. Jak wypełniać dokumenty kolonijne i jaki rodzaj dokumentów muszą mieć przy sobie wychowawcy?

Zgłoszenie wypoczynku – jeden z najważniejszych dokumentów

Jednym z najważniejszych obowiązków, jakich należy dopilnować podczas organizacji obozu lub kolonii jest jej zgłoszenie do właściwego kuratorium. Choć proces ten odbywa się przez Internet, organizator po wypełnieniu formularza on-line musi go wydrukować i złożyć w wersji papierowej. W tej kwestii kierownik musi zadbać o to, aby podczas kolonii posiadać zaświadczenie o zgłoszeniu wypoczynku.

Jakie dokumenty na kolonie są niezbędne?

Funkcja kierownika nie dotyczy tylko sprawowania nadzoru nad wychowawcami, instruktorami czy lektorami językowymi i przydzielania im zadań dbając o realizację programu kolonii. Osoba zatrudniona na tym stanowisku musi dopilnować także szeregu dokumentów, które powinny być prawidłowo wypełnione. Jest to ważne m.in. w kontekście ewentualnej kontroli – w przypadku stwierdzonych nieprawidłowości wizytatorzy mogą zgłosić uwagi do kuratorium i wydać stosowne zalecenia.

półkolonie - kto może być organizatorem?

W trakcie ewentualnej kontroli przeprowadzanej na podstawie ogólnodostępnego arkuszu kontrolnego, wizytatorzy sprawdzają posiadanie:

  • zaświadczenia o zgłoszeniu wypoczynku,
  • kart kwalifikacyjnych każdego uczestnika,
  • planu pracy i rozkładu dnia,
  • programu wypoczynku,
  • wyszczególnionego zakresu czynności przypisanych wychowawcom oraz pozostałym członkom kadry wypoczynku (np. instruktorów sportu, lektorów języka – uzależnione jest to od charakteru kolonii),
  • dzienniku zajęć wszystkich grup,
  • regulaminów wypoczynku,
  • dokumentacji medycznej oraz powypadkowej (jeśli tego typu zdarzenie miało miejsce).

W dokumentacji musi znaleźć się potwierdzenie, że osoby pełniące funkcje opiekuńcze posiadają ukończony Kurs Kierownika Wypoczynku (dla kierownika) oraz Kurs na Wychowawcę Wypoczynku (dla wychowawcy kolonijnego).

Jak wypełniać dokumenty kolonijne – karta wypoczynku

Wypełniając kartę wypoczynku należy posiadać pełną nazwę oraz adres szkoły lub placówki, która organizuje kolonię. Następnie kierownik wypisuje cel wypoczynku, a także miejsce lokalizacji kolonii. Jeśli wyjazd przewiduje kilka miejsc, należy wpisać trasę wypoczynku.

dokumenty kolonijne kurs onlineOprócz tego, kierownik w tym dokumencie musi wpisać:

  • swój numer telefonu,
  • termin kolonii,
  • liczbę uczestników (w tym liczbę uczestników poniżej 10. roku życia),
  • środek transportu.

Ważnym elementem karty wypoczynku jest także program, w którym kierownik wpisuje dokładną datę i godzinę oraz miejsce wyjazdu, długość trasy w kilometrach czy miejscowość docelową i adres miejsca noclegowego. Istotnym aspektem jest także uwzględnienie szczegółowego programu wypoczynku od wyjazdu aż do powrotu.

Karta kwalifikacyjna uczestnika wypoczynku – jak wypełnić?

Kolejnym niezbędnym dokumentem jest karta kwalifikacyjna każdego uczestnika wypoczynku. Jest to dokument, który powinien zawierać także podpis organizatora wypoczynku potwierdzającego podstawowe informacje na temat kolonii (jak np. forma, termin, trasa wypoczynku).

Z kolei kierownik wypełnia rubrykę dotyczącą informacji na temat uczestnika podając takie dane, jak:

  • imię i nazwisko uczestnika,
  • imiona i nazwiska rodziców,
  • rok urodzenia,
  • adres zamieszkania,
  • numer telefonu do rodziców lub wskazanej osoby.

Kierownik musi potwierdzić również pobyt każdego uczestnika podając konkretny termin, a także opisać ewentualne dolegliwości czy choroby przebytych w trakcie kolonii. Wychowawca z kolei wpisuje wszelkie informacje i spostrzeżenia na temat uczestnika.

ZAPISZ SIĘ NA KURS NA WYCHOWAWCĘ WYPOCZYNKU I ROZPOCZNIJ PRACĘ JAKO OPIEKUN NA KOLONIACH DZIECI I MŁODZIEŻY

Jakie dokumenty musi posiadać wychowawca kolonijny?

Choć większość kwestii organizacyjnych i formalnych spoczywa na kierowniku, nie oznacza to jednak, że obowiązek prowadzenia dokumentacji nie dotyczy wychowawcy kolonijnego. Osoba pełniąca tę funkcję odpowiada za regularne wypełnianie dziennika codziennych zajęć.

Jak prawidłowo wypełnić dziennik wychowawcy kolonijnego?

Choć na wychowawcy spoczywa w głównej mierze prowadzenie tylko jednego dokumentu, jest on dość obszerny i wymaga regularnego wpisywania wszystkich istotnych informacji o:

  • godzinach pobudki,
  • porach posiłków,
  • zajęciach i wszystkich innych aktywnościach wraz z ich krótkim opisem,
  • godzinach zakończenia dnia.

Więcej informacji na temat tego, jak prawidłowo wypełniać dziennik wychowawcy kolonijnego przeczytasz w naszym artykule.