Planujesz zorganizować wycieczkę zagraniczną dla swojej klasy? Coraz więcej dyrektorów szkół chętnie podpisuje zgodę na takie inicjatywy, widząc w nich ogromną wartość edukacyjną. Ale zanim spakujecie walizki i zamówicie autokar, trzeba zadbać o formalności. Jedną z nich jest zgłoszenie wycieczki zagranicznej do kuratorium oświaty. W tym artykule znajdziesz najważniejsze informacje na ten temat.
Zgłoszenie wycieczki zagranicznej do kuratorium, czyli gdzie? To musisz wiedzieć
Jeśli organizujesz wyjazd szkolny, z pewnością wiesz, że kuratorium oświaty to instytucja, która ma realny wpływ na to, jak funkcjonują szkoły w Polsce – także w kontekście wycieczki, kolonii czy zajęć dodatkowych. Kuratoria działają w każdym województwie i odpowiadają za wdrażanie polityki edukacyjnej państwa w terenie. W praktyce to właśnie one czuwają nad bezpieczeństwem uczniów i jakością kształcenia – również poza murami szkoły.
Do ich obowiązków należy m.in.:
- Kontrola realizacji podstawy programowej – kuratorium sprawdza, czy szkoły uczą zgodnie z wymaganiami MEiN i dbają o jakość edukacji.
- Koordynacja programów wsparcia i rozwoju – instytucja wspiera uczniów z trudniejszym startem, przeciwdziała wykluczeniu edukacyjnemu i wspiera rozwój nauczycieli.
- Nadzór nad wypoczynkiem dzieci i młodzieży – kuratorium oświaty wspiera szkoły i placówki edukacyjne w organizacji bezpiecznych wycieczek, m.in. poprzez określanie wytycznych oraz kontrolowanie zgodności z obowiązującymi przepisami. Czuwa także nad przestrzeganiem standardów opieki i bezpieczeństwa uczniów podczas wyjazdów krajowych i zagranicznych.
Zgłoszenie wycieczki zagranicznej do kuratorium – kiedy jest konieczne?
Warto zaznaczyć, że zgłoszenie wyjazdu do kuratorium jest obowiązkowe w określonych sytuacjach zarówno w przypadku wycieczek organizowanych w trakcie zajęć szkolnych, jak również podczas wypoczynku organizowanego dla dzieci i młodzieży w przerwach świątecznych (np. w ferie oraz wakacje).
Zgłoszenie wycieczki zagranicznej do kuratorium w postaci kolonii, półkolonii i innych form wypoczynku organizowanego w przerwie od zajęć jest obowiązkowe, gdy wyjazd trwa nieprzerwanie co najmniej 2 dni – z noclegiem bądź bez. Szkoły i placówki nie muszą zgłaszać do bazy wypoczynku wyjazdu trwającego mniej niż 3 dni.
Zgłoszenie wycieczki zagranicznej do kuratorium – ile dni przed?
Organizator wyjazdu musi dopilnować nie tylko powyższych formalności, ale również terminu zgłoszenia. Kuratorium trzeba zawiadomić najpóźniej:
- 14 dni przed wyjazdem – w przypadku półkolonii i wycieczek zagranicznych;
- 21 dni przed wyjazdem – jeśli organizowana jest standardowa forma wypoczynku;
- 7 dni przed wyjazdem – z tygodniowym wyprzedzeniem trzeba zgłosić specjalny wypoczynek motywowany kwestiami społecznymi – mowa tutaj m.in. o wyjazdach dofinansowywanych dla rodzin o niskim statusie materialnym.
Karta wycieczki zagranicznej – jakie dokumenty są wymagane?
Jeśli chodzi o zgłoszenie wycieczki zagranicznej do kuratorium w kontekście wyjazdu podczas zajęć szkolnych, organizator (publiczna szkoła, przedszkole bądź placówka) musi przedłożyć kuratorowi oświaty zawiadomienie o wyjeździe wraz z:
- danymi organizatora;
- nazwą kraju (krajów);
- czasem pobytu;
- programem pobytu;
- danymi personalnymi kierownika oraz opiekunów.
Kluczowym dokumentem jest także karta wycieczki zagranicznej, która musi zawierać takie informacje, jak:
- nazwa i adres przedszkola/szkoły/placówki;
- cel wycieczki;
- nazwa kraju/miasto/trasa wycieczki;
- termin;
- numer telefonu kierownika wycieczki;
- liczba uczniów, w tym uczniów niepełnosprawnych;
- klasa;
- liczba opiekunów wycieczki;
- środek transportu;
- program wycieczki;
- oświadczenie kierownika i opiekunów wycieczki o zobowiązaniu się
do przestrzegania przepisów dotyczących bezpieczeństwa w czasie wycieczki.
Wzór karty wycieczki znajduje się w Rozporządzeniu Ministra Edukacji Narodowej z dnia 25 maja 2018 r. w sprawie warunków i sposobu organizowania przez publiczne przedszkola, szkoły i placówki krajoznawstwa i turystyki.
Zgłoszenie wycieczki zagranicznej do kuratorium – co jeszcze musisz o nim wiedzieć?
Bez ubezpieczenia ani rusz
Warto zaznaczyć, że w przypadku wycieczki organizowanej za granicą szkoła musi zawrzeć umowę ubezpieczenia NNW, czyli od następstw nieszczęśliwych wypadków, a także kosztów leczenia na rzecz uczestników (o ile taki obowiązek nie wynika z innych przepisów).
Znajomość języka obcego w kadrze
Co więcej, kierownik wycieczki bądź przynajmniej jeden z opiekunów wycieczki musi znać język obcy na poziomie komunikatywnym. Jest to konieczne, aby mógł porozumiewać się zarówno w miejscu docelowym, jak i krajach tranzytowych.
Zgoda rodziców
Innym obowiązkowym aspektem, bez którego nie odbędzie się żadna wycieczka szkolna zagraniczna, są zgody rodziców. Każdy uczeń niepełnoletni powinien dostarczyć ją od swojego prawnego opiekuna w formie pisemnej.
Brak zgłoszenia do kuratorium – jakie mogą być konsekwencje?
Zgodnie z art. 96a Ustawy o systemie oświaty, organizator wypoczynku, który nie zgłosi wyjazdu do kuratorium, naraża się na odpowiedzialność prawną i podlega karze grzywny. Co więcej, w przypadku wystąpienia sytuacji kryzysowej lub wypadku, brak zgłoszenia może skutkować poważnymi konsekwencjami organizacyjnymi i reputacyjnymi dla szkoły oraz jej dyrekcji.
Kursy dla kierowników wycieczek i kolonii – zdobądź kompleksową wiedzę i nie daj się zaskoczyć
Bez względu na to, czy chcesz pełnić funkcję kierownika podczas wycieczek organizowanych w trakcie trwającego roku szkolnego lub kolonii podczas przerw od zajęć, musisz dopilnować wielu kwestii formalnych związanych z wyjazdem.
Pamiętaj jednak, że zgłoszenie wypoczynku to dopiero początek – równie istotne są zadania związane z organizacją całego przedsięwzięcia oraz zapewnieniem bezpieczeństwa uczestnikom. Jeśli chcesz rzetelnie przygotować się do tej roli, sprawdź kursy dostępne w naszej ofercie – zdobędziesz praktyczną wiedzę i uprawnienia niezbędne do odpowiedzialnego prowadzenia wyjazdu:
Zgłaszanie wycieczek do kuratorium to nie tylko obowiązek prawny, ale przede wszystkim element dbałości o bezpieczeństwo uczniów. Przestrzeganie procedur i terminów to podstawa odpowiedzialnej organizacji każdego szkolnego wyjazdu. Zapisz się na kurs i zdobądź niezbędne przygotowanie do realizacji zadań oraz pewność, że wszystko przebiega zgodnie z przepisami, a uczestnicy wrócą z niezapomnianych wycieczek pełnych dobrych wspomnień.
Szukasz inspiracji na ciekawe destynacje? Sprawdź fajne pomysły na wycieczki klasowe.
